Persondatapolitik for behandlinger af personoplysninger ifm. ansøgninger

- til ledige stillinger på AMU-Fyn

AMU-Fyn tager din persondatasikkerhed alvorligt. Det betyder, at vi overholder de regler, som gælder vedrørende indsamling, registrering, anvendelse, opbevaring og sletning af dine personlysninger.

Nedenfor kan du læse om, hvordan vores politik er, når du enten uopfordret eller på baggrund af et stillingsopslag søger en stilling hos os:

AMU-Fyn er den dataansvarlige

AMU-Fyn er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager om dig.

Vores kontaktoplysninger er pt.:

AMU-Fyn, CVR: 3712 7655
Petersmindevej 50
5000 Odense C.
gdpr@amu-fyn.dk
Telefon: 6613 6670

Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine personoplysninger.

Typer af oplysninger.

AMU-Fyn indsamler så få personoplysninger som muligt og kun de oplysninger, som er relevante og nødvendige for at kunne behandle din ansøgning.

Vi vil typisk indsamle følgende personoplysninger om dig:

  • Navn og adresse
  • Fødselsdata
  • Telefonnummer
  • Mailadresse
  • Uddannelsesforhold
  • Erhvervserfaring
  • Evt. helbredsoplysninger (ved flexjob)
  • Evt. straffeattest
  • Evt. økonomiske oplysninger
  • Foto

Hvor har AMU-Fyn dine oplysninger fra?

Vi indsamler oplysninger fra dig, når du ansøger om en stilling. Der vil typisk være tale om de ovenfor nævnte oplysninger, som du har valgt at indsende i forbindelse med en ansøgning. I det omfang der er andre oplysninger end de ovenfor anførte, vil oplysningerne som altovervejende hovedregel komme fra dig selv og vil blive behandlet som øvrige oplysninger jf. nærmere nedenfor.

Vi vil dog i visse tilfælde foretage opslag via offentligt tilgængelige kilder, som LinkedIn, Facebook, Google, CVR-register eller lignende. Herudover kan der blive tale om at indhente referencer. I så fald vil du blive anmodet om at give samtykke til dette.

Formålet med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger:

Vi behandler dine personoplysninger med henblik på at vurdere, hvorvidt du er egnet til stillingen. Søger du uopfordret, behandler vi dine personoplysninger med henblik på at vurdere, hvorvidt vi har en stilling, der vil kunne passe til dig, enten nu eller i nærmeste fremtid.

Det juridiske grundlag for vores indsamling og behandling af dine personoplysninger er Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b og Databeskyttelseslovens § 12, hvorefter vi kan indsamle og behandle personoplysninger, når det er nødvendigt af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.

Baggrundstjek via offentligt tilgængelige kilder er vi tillige berettiget til ud fra interesseafvejningsreglen i Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Er det nødvendigt med helbredsoplysninger, er det juridiske grundlag, dit samtykke, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. stk. 2, litra a og Lov 1996-04-24 nr. 286 om brug af helbredsoplysninger mv. på arbejdsmarkedet ("Helbredsoplysningsloven") eller i specielle tilfælde, hvor det i øvrigt er nødvendigt for at overholde vores forpligtelser efter lovgivningen j f. Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b.

Frivillighed

Når AMU-Fyn indsamler personoplysninger direkte fra dig, giver du os personoplysningerne frivilligt for at kunne komme i betragtning til en stilling hos os.
Du vil i ansøgningssituationen aldrig være forpligtet til at give os personoplysninger, men konsekvensen kan være, at du ikke kan komme i betragtning til stillingen.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med ansøgning til en ledig stilling vil dine personoplysninger ikke blive videregivet.
Er der behov for at trække referencer, vil det alene være et spørgsmål om at oplyse dit navn overfor tidligere/eksisterende arbejdsgivere med det formål, at vedkommende kan identificere dig.

Du vil altid forinden være orienteret om, at der indhentes referencer og være bedt om samtykke hertil.
Internt hos AMU-Fyn er adgangen til dine personoplysninger begrænset til de personer, der deltager i udvælgelsesprocessen. Alle er instrueret i fortrolighed og er underlagt retningslinjer for sletning/makulering.

Det juridiske grundlag for videregivelsen (i forbindelse med referencer) af dine personoplysninger er samtykke, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a.
I tilfælde af efterfølgende tvist vil videregivelse være vores legitime interesser i, at et evt. retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f og § 6 i Databeskyttelsesloven (almindelige personoplysninger) og nødvendig for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f og § 7 i Databeskyttelsesloven (for så vidt angår følsomme oplysninger).

Overførsel af personoplysninger til databehandlere

I forbindelse med behandlingen af din ansøgning vil den blive lagret elektronisk i vort it-system. Vi har indgået databehandleraftaler med vore systemleverandører, hvilket betyder, at de alene handler på vegne af AMU-Fyn og efter vores instruks. Databehandlerne må ikke anvende oplysningerne til egne formål.
Vore databehandlere er underlagt samme strenge sikkerhedsforanstaltninger som AMU-Fyn.

Overførsler til modtagere i tredjelande

Vi overfører normalt ikke personoplysninger til lande udenfor EU/ EØS.
Hvis sådan overførsel finder sted, iagttager vi de nødvendige sikkerhedsgarantier, som krævet efter den gældende databeskyttelseslovgivning.

Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer kun personoplysninger om dig, så længe det er nødvendigt for at varetage de overfor angivne formål.
Kommer du ikke i betragtning til stillingen, vil din ansøgning og herunder alle personoplysninger blive slettet.

Forventes der at opstå mulighed for ansættelse indenfor en rimelig tid (typisk 6 måneder) forbeholder vi os at gemme din ansøgning i det anførte tidsrum. For det tilfælde, at der som en del af dine personoplysninger indgår følsomme oplysninger, vil du blive anmodet om samtykke til opbevaring.

Vi har passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring mod uautoriseret adgang til, tab eller ødelæggelse af personoplysninger og anden data, som er undergivet vores ansvar, ligesom vi løbende udvikler vores sikkerhedspolitikker og procedurer for at sikre, at vores systemer er sikre og beskyttede.

Adgangen til personoplysninger er begrænset til de medarbejdere, som har et legitimt behov for at kunne tilgå oplysningerne.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Oplysningspligten fremgår af artikel 13 og 14. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

  • Du har - med lovens begrænsninger - følgende rettigheder:
  • Ret til at se dine oplysninger
  • Ret til berigtigelse
  • Ret til sletning
  • Ret til begrænsning af behandlingen
  • Ret til indsigelse
  • Ret til at trække dit samtykke tilbage

Vi kan i forbindelse med registreredes udøvelse af ovenstående rettigheder stille krav om relevant legitimation.
Du har ret til at klage til en kompetent til synsmyndighed, herunder Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk